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我是上班族,AI 能幫我什麼?寫信、會議紀錄、簡報、Excel、翻譯

撰寫日期 2026-10-17・資料查核日期 ・閱讀約 6 分鐘

😺 懶人包
目錄
  1. 1. 寫信
  2. 2. 會議紀錄
  3. 3. 簡報大綱
  4. 4. Excel 公式
  5. 5. 翻譯
  6. 實測小結
🧭教學・🟢 一般人 情境系列 ・ 上班族 ・ 實測

上班族每天碰到的雜事,很多可以先交給 AI 打草稿。這篇挑最常見的 5 件事,每項附一段可以直接複製的提示詞。底線處換成你自己的內容就能用。

每項都在本站測試主機上用本機小模型實際跑過,輸出原樣貼上。ChatGPT、Gemini、Claude 等雲端服務本站未實測,以下提示詞的寫法是通用的。

測試環境:本站測試主機(Linux、8 核心 Intel Xeon、16GB 記憶體、沒有顯示卡),Ollama 0.40.5+Qwen2.5 1.5B(約 1.1GB 的本機小模型),2026-10-17。資料全是虛構的。秒數是送出到回答完的時間,第一題含載入模型。輸出速度約每秒 21~32 個詞元(token)。

1. 寫信

把對象、事情、你要的語氣和長度講清楚。重點是「發生什麼事」和「你要對方做什麼」。

請幫我寫一封電子郵件,用台灣繁體中文,語氣__(客氣/正式/輕鬆),__句以內。
收件人:__(身分)
事情:__
希望對方:__
請給主旨和內文。
本站實測:延後交貨通知信(14.5 秒)

輸入的提示詞:

你是一位上班族,要寫一封給客戶的電子郵件。用台灣繁體中文,語氣客氣但簡短,5 句以內。
背景(虛構):客戶「森林文具」的陳經理,原本約 10 月 23 日(五)交貨的 500 本筆記本,因為印刷廠機器故障,要延到 10 月 28 日(三)。我們願意免運費補償。
請寫出主旨和內文。

輸出(原樣貼上):

主旨:我們誠摯告知,因為印刷廠機器故障,我們需要延遲交貨至10月28日。我們會補償運費。

內文:
陳經理,我們非常抱歉,因為印刷廠的機器故障,我們需要延遲交貨至10月28日。對於您的不便,我們非常感抱歉。我們會盡全力確保交貨的時間順時,並提供補償運費。感謝您的理解和支持,我們會繼續努力提供更好的服務。

結果:大致可用,但有三個問題。主旨太長,像一句內文;改期日期沒寫星期;「免運費補償」寫成「補償運費」,意思變了。還有「感抱歉」「順時」這類錯字。改過再寄。

2. 會議紀錄

把手寫或打字的筆記貼給它,指定分段。一定要加一句「沒寫的不要補」。更完整的做法見 用 AI 整理會議紀錄。

請把下面的會議筆記整理成三段:1. 決定事項 2. 待辦(誰、做什麼、期限)3. 還沒決定的事。
只能用筆記裡有的資訊,沒寫的不要補。用台灣繁體中文。
筆記:
__
本站實測:週會筆記(13.5 秒)

輸入的提示詞:

請把下面的會議筆記整理成三段:1. 決定事項 2. 待辦(誰、做什麼、期限)3. 還沒決定的事。只能用筆記裡有的資訊,沒寫的不要補。用台灣繁體中文。
筆記(虛構):
10/16 週會。小林:官網改版延到 11 月。阿美負責找三家設計公司報價,下週三前。王經理說預算上限 30 萬。尾牙地點還沒定,下次再討論。

輸出(原樣貼上):

決定事項:
1. 小林確認官網改版延到 11 月。
2. 阿美找三家設計公司報價,期限下週三前。
3. 王經理預算上限為 30 萬。

待辦(誰、做什麼、期限):
- 小林:確認官網改版延到 11 月,期限:下週三前。
- 阿美:找三家設計公司報價,期限:下週三前。
- 王經理:確認預算上限為 30 萬。

還沒決定的事:
- 尾牙地點:尚未定,下次再討論。

結果:分段對了,尾牙也正確放在「還沒決定」。但待辦錯了:小林和王經理被寫成有待辦,還幫小林編了「下週三前」的期限,筆記裡沒有。人名、期限一定要對照原稿。

3. 簡報大綱

給主題、對象、頁數和你手上的數字。只要大綱,不要它寫整份簡報。

幫我列一份簡報大綱,主題是「__」,對象是__,共__頁。
每頁給一個標題和 2 個重點,用條列,台灣繁體中文。
只能用下面的資料,不夠的地方寫「(需補資料)」,不要自己編。
資料:__
本站實測:第三季客服報告大綱(21.3 秒)

輸入的提示詞:

幫我列一份簡報大綱,主題是「第三季客服滿意度報告」,對象是部門主管,共 6 頁。每頁給一個標題和 2 個重點,用條列,台灣繁體中文。
資料(虛構):滿意度從 82% 升到 87%,平均回覆時間從 6 小時降到 4 小時,最常見的抱怨是退貨流程太複雜。

輸出(原樣貼上):

**第三季客服滿意度報告**

**第1頁**

**標題**:第三季客服滿意度報告

**重點**:
- 满意度從 82% 升到 87%
- 平均回覆時間從 6 小時降到 4 小時

**第2頁**

**標題**:客服改善措施

**重點**:
- 通過優化退貨流程,降低了退貨流程的複雜度
- 研發新的客服系統,提高處理效率

**第3頁**

**標題**:客戶意見收集

**重點**:
- 評論區的熱門問題和建議:退貨流程的複雜度

**第4頁**

**標題**:未來目標

**重點**:
- 將客服滿意度維持在 85% 以上
- 適時引入新的技術,提高客服系統效能

**第5頁**

**標題**:客戶意見表分析

**重點**:
- 使用客戶意見表收集資料,分析最常見的抱怨
- 了解客戶需求,設計更適合的服務流程

**第6頁**

**標題**:未來展望

**重點**:
- 順時更新客服系統,根據客戶需求進行調整
- 建立客戶溝通平台,提供更加專業的客服服務

結果:前兩頁的數字正確,後面就開始編。它寫「通過優化退貨流程,降低了複雜度」「研發新的客服系統」,資料裡完全沒有,退貨流程其實是客戶在抱怨的事。所以上面的範本多加了一句「不要自己編」,實測時還沒加這句。

4. Excel 公式

說清楚哪一欄放什麼、資料從第幾列到第幾列、你想算什麼。

我用 Excel。__欄是__,__欄是__,資料在第__列到第__列。
我想算出__。請給我一條公式,並用一兩句話說明它在做什麼。用台灣繁體中文。
本站實測:依部門加總加班時數(7.3 秒)

輸入的提示詞:

我用 Excel。A 欄是員工姓名,B 欄是部門,C 欄是加班時數,資料在第 2 列到第 51 列。
我想算出「業務部」的加班時數總和。請給我一條公式,並用一兩句話說明它在做什麼。用台灣繁體中文。

輸出(原樣貼上):

要计算「業務部」的加班时數總和,你可以使用以下公式:

```excel
=SUMIFS(C2:C51, B2:B51, "業務部")
```

### 解釋:
- `SUMIFS`: 是Excel中的一个函数,用于按照多个条件来计算总和。
- `C2:C51`: 是你要计算加班时數的範圍。这里假设C列包含加班时數的数据。
- `B2:B51`: 是要筛选的部門列。这里假设B列包含部门名称的数据,并且部门名称为「業務部」。
- `"業務部"` 是你要检查的部門值。

这个公式会计算B列中所有「業務部」的加班时數總和,并返回结果。

結果:公式 =SUMIFS(C2:C51, B2:B51, "業務部") 是對的,可以直接用。說明混了很多簡體字。公式先在少量資料上試算一次,確認數字對再整欄套用。

5. 翻譯

說清楚翻成哪種中文、用在哪裡,並要它只給譯文。

請把下面這段__(語言)翻成台灣繁體中文,語氣自然,用在__(場合)。只給譯文。
__
本站實測:公司公告英翻中(4.6 秒)

輸入的提示詞:

請把下面這段英文翻成台灣繁體中文,語氣自然,用在公司內部公告。只給譯文。
Starting November 1, all employees must submit travel expense claims through the new online system within 14 days of returning. Paper forms will no longer be accepted.

輸出(原樣貼上):

自11月1日起,所有員工需在返回後14天內通過新的線上系統提交差旅費申報。紙質申請表格將不再被接受。

結果:意思正確,也只給譯文。用詞偏中國大陸(「通過」「紙質」),台灣通常說「透過」「紙本」。對外文件請再潤一次。

實測小結

項目秒數能不能直接用
寫信14.5要改:主旨太長、有錯字
會議紀錄13.5要改:待辦的人和期限寫錯
簡報大綱21.3只能參考:後半是編的
Excel 公式7.3公式可用,說明有簡體字
翻譯4.6可用,用詞要改成台灣習慣

這是 1.5B 的小模型,結果不代表雲端大型 AI 的表現。大型 AI 通常好很多,但同類的錯一樣會發生。

⚠️ 喵喵警告不要把公司機密、客戶個資貼進雲端 AI。先看公司規定,或把名字、金額換成代號再貼。
🐱 喵喵提醒AI 給的是草稿。人名、日期、數字、金額,寄出前一定逐項對照原始資料。為什麼 AI 會編內容,見 AI 會說謊嗎?;提示詞怎麼寫更好,見 跟 AI 說話的 5 個訣竅。
🐾 常見的坑只說「幫我整理」「幫我寫」,AI 就會自己猜。對象、格式、長度都講清楚,結果會穩定很多。

這篇有幫到你嗎?

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